【第2回】「RFPを作ろう」
フォレストファームの森です。こんにちは。前回では、IT導入プロジェクトの全体的な流れを説明しました。IT化企画フェーズ→システム構築フェーズ→システム稼働フェーズという大まかな流れで進むこと。そして、どのようなシステムを導入するのかを検討するIT化企画フェーズの重要性と大まかな進め方を説明しました。
今回は、システム化企画フェーズのアウトプットとして重要なRFP（Request for Proposal（提案依頼書））の内容やITベンダーの選定に関するポイントを見ていきましょう。
＜IT化企画フェーズのおさらい＞
前回でも説明しましたが、IT（システム）導入を行う際に、失敗しないためにもしっかりと検討を進めたいのがこの、IT化企画フェーズの作業です。現在、何が問題なのか？（課題なのか？）、どのような機能（仕事）をITで対応するのかといった、IT化対応する業務内容やシステム要件をまず、まとめます。次の作業では、その要件を満たしているソフトウェアを探すことになります。ITベンダー各社のHPなどから、カタログや公開資料やデモを見ながら、「〇〇社のパッケージソフトが弊社の業務にマッチするかな」と“アタリ”を付けていきます。最低２，３社は探したいところです。
＜RFP（Request for Proposal（提案依頼書））とは？なぜ、作成するのか？＞
2，3社のITベンダーに“アタリ”が付いたところで、その中から、ソフトウェアとITベンダーを選ぶ必要がありますが、導入するシステムが高価になればなるほど、失敗できませんし、これまでお付き合いのないITベンダーさんに大切なシステムを任せるのも、なかなか勇気がいりますね。
こちらの要望をしっかりとお伝えし、ITベンダーからはプロとして、当社にとって最も良いと思う方法やシステムを提案してもらい、その対応姿勢から、「このベンダーさんなら信頼がおけるな」と見極めたいものです。
そのために作成するのが、ITベンダーに配布する「RFP（Request for Proposal（提案依頼書））になります。
＜RFP（Request for Proposal（提案依頼書））はどんな内容を記載する？＞
RFPで記載したい内容は、目次に記載した項目です。多岐にわたり作成する労力も大きいですが、ITベンダー選定のためには大切な資料ですので、しっかりと内容を検討したいところです。
次に、作成したRFPを候補となったITベンダーさんに説明します。RFPを作成し説明する目的は、当社が計画している内容やスケジュール、費用感を説明して、ITベンダーから、適正なソフトウェアの選定や、カスタマイズの有無、開発体制と人員、スケジュール、費用などの提案を頂くことです。
また、その提案をプレゼンして説明を頂くことで、そのITベンダー企業の考え方や担当者の熱意や人柄を確認することも、ベンダー決定の際には、重要なファクターとなります。
そして、提案頂いた内容を、予め作成した評価シートの内容に基づいて、ITベンダーさんを評価し、最終的に1社のITベンダーさんを選定します。
評価項目としては、①要求した機能をどれだけ実現できるか、②その実現方法は標準機能で可能か？③スケジュールは当社の要求通りか？ ③予算の範囲内か？といったポイントで評価します。
次回は、「ツールやベンダーの選び方」についてお話をしていきます。
では、次回もよろしくお願いします。
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