今回は『1on1ミーティング』についてお話していきます。
・気になっていたが効果や何をすればいいのかよくわからない。
・やったほうがいいと思うが、時間を割くぐらいなら他の作業業務をしたほうがいい。
・実施はしているが、いまいち効果を実感できない。
※部下の立場で効果を実感できない人にも有益な情報です。
取り入れたほうがいいと思ったことを上司に提案してみましょう。
と色々と思っているが、なかなかうまく実施できていることは少ないのではないかと思います。
実施方法となぜやったほうがいいのかをお伝えします。
最初は実施側（上司）も相手（部下）も何を話したらいいのか？何を相談したらいいのか不安だと思いますが、下記を参考にしていただき、まず実践していただき徐々に調整していきましょう。
1on1ミーティングがもたらす効果と実施準備：
相手の悩みや課題の解決。組織課題や改善点を抽出し、働きやすい環境の構築を支援する。相手の状況を把握し、場合によって解決のサポート（過度に深入りする必要はない）やキャリア形成、評価進捗確認、離職防止、目標達成などにつなげることができます。
前提として、1on1ミーティングは相手のための時間であり、通常の業務中ではできない話しをする場とすること。こちらから業務指示や進捗確認などの場とはしないようにしましょう。
相談内容などは部下に事前に用意してもらうように伝えておき、できれば業務以外がよいでしょう。
実施内容の一例を記載しておきます。
・キャリアについて
・業務やお客様対応などの改善点
・目標設定内容の確認や困っていることの相談
・その他、業務に限らない共有事項など
※1on1ミーティングを待っていると機会損失するようなことは普段から相談してもらうようにしましょう。
基本的に聞くことに徹し、相手の考えを引き出すようにしましょう。
傾聴が8割、発信が2割程度が目安です。
相手から意見などを求められた場合は話してあげてください。
ただし、相手から何もなければミーティングの場として活用しましょう。あらかじめどのような話をするか候補を用意しておくとよいでしょう。
所属組織の様子や気になること、活躍を褒める機会、業界動向などのトピックを伝え、感想や考えを聞きましょう。
実施頻度は、組織規模によって異なりますが、週1回や隔週1回など、状況に応じて決定しましょう。
基本的には、自分の都合でキャンセルすることはせず、相手がキャンセルを希望してきた場合に応じましょう。その場合は、キャンセルではなく、無理のない範囲で日程を再調整するなどして、常に相談に乗るスタンスでいましょう。
繁忙期には、どうしても実施が難しいときもあるかもしれませんが、部下に状況を伝えて理解してもらい、全く実施しないのではなく、一定期間は頻度を下げるなどの工夫をしましょう。
実施の流れ：
１．目的とアジェンダを設定する：
ミーティングの目的が明確でないと、双方が同じ方向を向いて会話できず、時間が無駄になる可能性があります。
事前に相手からアジェンダを用意してもらい、話し合いたいことや相談内容を決めておきましょう。
２．オープンな雰囲気を作る：
安心して相談ができる環境を用意できると相手が話しやすくなり様々なことを相談してくれるようになります。
オープンなコミュニケーションを心がけてミーティングの冒頭や予定設定の段階で「相手のための時間とする」ことや「どんなことでも話してほしい」と伝えておきましょう。
３．積極的に傾聴しフィードバックする：
相手の相談内容に興味を持ち、積極的に傾聴し、相づちや時折質問をして関心を示しましょう。
傾聴することによって回答やフィードバックを適切に行うことができ、生産的な場となります。
相手の相談内容に適切にフィードバックを提供し、必要に応じてリソースやサポートを提案しましょう。
その場で回答が出なくても次回のミーティングや会話できるタイミングを見計らい、時間が経過しすぎないようにしましょう。
４．必要に応じてネクストアクションの設定をする：
ミーティングの終わりに、次のステップがあるものについては双方で話し合い、適切な頻度で進捗確認することを決めましょう。
具体的な行動計画を立て、進捗を確認することで、相手の成果につながることとなります。1on1ミーティングがより効果的なものになり、信頼関係構築、そして問題解決や目標達成に繋がるでしょう。
最後に：
1on1ミーティングを実施することによって、前述のようにキャリア形成、評価進捗確認、離職防止、目標達成につながり、組織にとって有益になる可能性があります。
ナナメの繋がりで直接の部下ではなくても実施するのは有り。社歴、ポジション、担当業務・職種外、以前の上司部下などなど。相手も対象が変わると話してくれることがあり同じ対象者を複数人の目で見ることができて精度高くコンディションを把握することもできるでしょう。
デメリットは時間を使うこと程度で得られる効果の方が多く、メリットが大きいためまずは実践してみましょう。
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